大事な取引先様とのお食事会、「接待」。いつもお世話になっている方だからこそ、接待の際にはしっかりとした準備が必要です。今後の関係性にも大きくかかわるため、これから初めて接待の場に出る、もしくは接待の場をセッティングするという方はぜひご一読ください。
私が急に接待することになったとき、一番困ったのが”お店選び”でした。本記事では、ここだけは押さえてほしいお店選びのポイントと注意するポイントをご紹介します。
そもそも「接待」とは？
辞書によると、「接待」とは「取引先などを飲食店などでもてなすこと」です。日ごろの感謝を込めて、おもてなしをする場ということですね。接待を行うことで取引先との親睦を深め、今後の関係性を強化していく目的があります。
そのため、接待の場では決して失礼のないようにふるまわなければなりません。
これが意外と難しいんですよね…。これまで5回ほど接待を経験してきましたが、なかなかパーフェクトは出せません。（笑）
ただ、「ここだけ気を付ければいったん大丈夫！」なポイントは習得しましたので、お伝えします！
接待で使うお店の選び方のポイント
まずは接待で使うお店選びのポイントをご紹介します。一番悩むところがここかなと思いますので、ぜひ参考にしてください。
場所をどこにするか
はじめにお店の場所を検討しましょう。 このとき意識するのは、「取引先にとってどの場所なら行きやすいか、帰りやすいか」です。おそらく取引先の方は、接待後ホテルなどに宿泊されることが多いと思います。その場合は、宿泊先の近くのお店をチョイスしましょう。なにか事情があって宿泊先からお店まで車移動が必要になる場合は、タクシーを手配しておけばOKです。
交通手段を確保していないと帰り際にバタバタしてしまったり、取引先の方をお待たせすることになってしまうので、注意してください。 行き帰りの交通手段を確認しておくことが重要なので、覚えておいていただければと思います。
予算はいくらか
次は予算です。いくらまでお金をかけても良いか、事前に確認しておきましょう。お勤めの会社によっても金額は違いますし、接待する取引先のレベルなどでも予算は変わってきます。経理課などに確認し、予算をオーバーしない範囲でお店選びを行いましょう。
私の会社では、取引先1人あたり6000円程度が目安でした。
ちなみに支払いは、接待する側がすべてのお会計を負担するのが一般的です。先にお勤めの会社からお金がでる仕組みがあればそれでよいですが、こちらが立て替える（後日会社からその分のお金をいただく）場合もありますので、現金・カードは準備しておいた方が安心です。
どのジャンルの料理にするか
次は料理のジャンルを決めましょう。和食・洋食・中華…などいろいろありますが、どれがいいのか迷いますよね。決める手がかりとしては、「取引先の方の苦手な料理は何か」と、遠方の方なら「おいしい地元料理はなにか」です。
苦手な料理については、特に事前リサーチが必須です！
複数名いらっしゃる場合は、一番位の高い方の苦手料理を調べましょう。「何か苦手な食材などはありますか？」と直接お聞きするのも良いですし、取引先の別の方に「社長の苦手な食材等ご存じでしょうか？」とお伺いする方法もあります。
取引先はお魚が苦手なのに、お魚料理で有名なお店を選んでしまったらせっかくのお料理も楽しめませんし、いい印象も持たれないでしょう。苦手な料理や食材がわかったら、お店の方にあらかじめ伝えておくと安心です。アレルギーなどであればなおさら。コース料理の場合、意図せずその食材が入っていることもあるので、注意してください。
取引先が遠方からいらっしゃる場合は、ご当地のメニューに特化したお店を選ぶのがおすすめです。私の場合は石川県なので、日本海でとれた新鮮なお魚料理をメインとしたお店をよく選びます。取引先にとっては、普段なかなか食べられない地元料理を楽しめる良い機会です。おいしい料理を食べながら、会話も盛り上がること間違いなしです！
個室はあるか
個室の有無も重要ポイントです。取引先との会話は、主に仕事の話になります。そんなとき、オープンな席だとだいぶ会話がしづらいですよね。外にはもらせない機密情報などが会話の中でしばしば発生しますので、個室を用意するようにして下さい。予約の際に、お店の方に個室の有無を確認し、その席を抑えてもらうようにしましょう。扉があるとなお良いです！
また、席は椅子なのか、掘りごたつなのか、床なのか、なども聞いておくとよいでしょう。例えば取引先の方の中に足の悪い方がいらっしゃった場合などは、椅子か掘りごたつがよさそうですね。そういった配慮も心がけられると、ぐっと良い印象につながるでしょう。
お酒の種類は多いか
最後に、お酒の種類は豊富においてあるお店が望ましいです。接待にお酒はつきものですので、できるだけ多くの方の要望に応えられるように種類が豊富なお店を選びましょう。お酒が好きな方がいれば、話題のタネにもなります。
絶対失敗できないときは、事前リサーチを念入りに
「この接待だけは絶対に失敗できない！！」というときは、とにかく事前リサーチを徹底しましょう！先に述べた「取引先の苦手な料理・食材」もそうですが、お店の雰囲気や口コミ、駅からの行き方など細かく調べておくと安心です。
実際に行ってみる
可能であれば、「実際にそのお店に行って食事してみる」のが1番の事前リサーチになります。
コースメニューのボリュームやお酒の種類、混み具合、店員さんの接客態度など、実際に行ってみないとわからない情報はたくさんあります。
私も、いざ当日接待に行くと店員さんがバイトばかりで、接客態度があまり良くなかったため焦った経験があります…。また、コースメニューが意外と少なく、おなかが満たされないままに解散になってしまったことも。そういった事態をできるだけ避けるために、事前に行ってみるのが良いと思いました。
行ったことがある人に聞く
とはいえ、接待ではいわゆる”いいお店”に行くので、なかなか金銭的に難しいという方もいるでしょう。
そんなときは、ずばり「何度も接待をしている社内で身近な人に聞く」のがおすすめ！お店選びの一番の近道は、実はこれなんです。
自部署の部長や課長、社長室の方なんかも、接待に使うお店をたくさん知っています。しかも、実際に行ったことある方がほとんど！自分でリサーチに行かなくても、その方のお話を聞いてよいと思ったお店をチョイスするのも全然ありです。部長がおすすめのお店なら、失敗する確率はほとんどありませんからね！駅からの行き方やコースの内容、店員さんの態度、座敷の形式など、詳細に聞いておきましょう。取引先の方の苦手食材などがなければ、そのお店で決まりです♪
接待の際に注意すること
接待の際には、以下の4つに特に注意しておきましょう。とにかく失礼がないように、というのが大前提ですが、最低限この4つについて気配りできれば大丈夫です！慣れないうちはちょっと難しく感じますが、頑張りましょう！（とかいう私も忘れがちなんですけどね…！）
お会計は先に済ませておく
まず一つ目は、「お会計を先に済ませておく」ことです。接待が終了に近づいたら（＝注文が終わりお会計が確定したら）、お手洗いに行くなどごまかしつつお会計を済ませてしまいましょう。金額は取引先の方に見られないようにしてくださいね。終わり際にお会計で取引先の方を待たせることなく、スムーズに会を終えることができます。
コース料理や飲み放題などで事前に金額が決まっているなら、会が始まる前にお会計しておくのも一つです。ただ、追加注文がしばしばあると思いますので、終わり際が間違いないかなと思います。後日会社に提出するために、領収書をもらうのは忘れないでくださいね！
取引先の方の帰りの手段を確保しておく
ホテルなどがお店から遠い場合は、会が終わる少し前にタクシーを手配しておきましょう。店員さんに「10分後にタクシー1台お願いします」などと伝えれば、手配してくれます。取引先の方を先にお送りするため、自分たちもタクシーで帰宅する場合は少し時間をずらして手配するようにしましょう。
お酒を飲みすぎない
これも重要。接待はお酒の場ではありますが、決して主催のこちら側がお酒に飲まれないように気を付けましょう。お付き合いでお酒を飲む方が良い場面があることは確かですが、酔ってしまってうっかり失礼な発言をしたり、粗相してしまう可能性がありますので注意してください。
心配な方は、お酒が飲めないということにしてあらかじめ断っておくのも一つの手です。付き合いが悪いと思われる可能性はありますが、酔っぱらって失礼なことをするよりは全然ましです！ 友達や社内の人と行く飲み会ではないので、そこの区別はしっかりとしておいた方が良いでしょう。
取引先の方のグラスを気にしておく
「古い習慣だな…」と私も思ってはいますが、取引先の方のグラスが空いているかどうかは常に気にしておきましょう。瓶ビールや熱燗などがある場合は、「おつぎしますね」と声をかけてお酌。なにもない場合は、「お飲み物いかがいたしますか？」とお声がけしてください。
正直とっても面倒くさいですが、やはり目上の人、まして取引先の方となると、このくらいの心配りは常にしておくのが良いです。自分がしなくとも、別の方が必ずします。なので、できるだけ積極的にお声がけするようにし、「接待でもきちんとふるまえる私」を演じてください。評価もアップです！
まとめ
いかがでしたか？これから接待の場に臨む方、接待の場をセッティングする方は、ぜひ参考にしてみてください。
これから先、キャリアを重ねていく分だけこういった場は増えていきます。最初は難しいですが、これもスキルの一つと思って頑張ってくださいね。成功するよう応援しています！